Informace k poskytování ubytovacích kapacit a proplácení paušální náhrady

Informace k poskytování ubytovacích kapacit a proplácení paušální náhrady

Vážení ubytovatelé, 

v současné době probíhá schvalování zákona Lex Ukrajina IV. Změny se netýkají podmínek pro bezplatné ubytování občanů Ukrajiny a proplácení paušální náhrady. Ty zůstávají stejné od 1.7.2022, kdy je v platnosti zákon Lex Ukrajina IV. a jeho prováděcí předpisy. Od 1. 11. 2022 platí nové Nařízení vlády 322/2022 Sb., které zvyšuje paušální náhradu za bezplatné ubytování uprchlíků o 100Kč/osobu/noc (bezplatné ubytování uprchlíků). Ty nejpodstatnější informace uvádíme tady, vše je obsahem smlouvy či dodatku o poskytnutí ubytovacích kapacit, kterou uzavírá kraj s ubytovateli (dále jen Smlouva). Na základě a za podmínek této Smlouvy je vyplácena paušální náhrada.

Ubytovací kapacity, které jsou kraji poskytnuty na základě Smlouvy uzavřené s Jihočeským krajem, jsou určeny pro ubytování uprchlíků, kterým je ubytování přiděleno na základě ubytovacího příkazu na krajském asistenčním centru (KACPU). NEJSOU určeny k tomu, aby si uprchlíci vyhledávali ubytování sami a následně bylo po kraji požadováno uzavření smlouvy a/nebo zpětné proplacení paušální náhrady. Pokud uprchlíky ubytovatel ubytoval sám dříve, než byli na KACPU zapsáni do databáze HUMPO, NENÍ paušální náhrada za tyto dny vyplacena.

Smlouvy o poskytnutí ubytovací kapacity uzavřené do 30.6.2022 zůstávají i nadále v platnosti. V případě, že jste přerušili poskytování ubytovacích kapacit nebo končí doba, na kterou byly ubytovací kapacity poskytnuty, ale v ubytování osob z Ukrajiny pokračujete, požádejte o prodloužení doby ubytování krajský úřad. 

Zájemci o poskytnutí volných ubytovacích kapacit pro ubytování uprchlíků zejména v ubytovnách, penzionech či hotelích vyplní dotazník zde. Po vyhodnocení nabízené ubytovací kapacity a potřeb kraje bude zájemcům zaslán vzor Smlouvy.

Informace pro ubytovatele jsou na webu Jihočeského kraje dle potřeby aktualizovány. PROSÍM, věnujte těmto informacím pozornost. 

Výše paušální náhrady

Výše paušální náhrady je stanovena fixně nařízením vlády podle druhu ubytování a druhu provozovatele aktuálně ve výši od 300 – 350 Kč vč. DPH za bezplatně ubytovanou osobu a noc a nelze se od ní odchýlit. Může jít i o cenu, která je vyšší, než je cena v místě obvyklá.

• 300 Kč při zajištění dočasného nouzového přístřeší a při poskytnutí stravy nebo potravin; provozovatel může poskytovat základní prostředky osobní hygieny.
• 300 Kč při zajištění nouzového ubytování v zařízeních ve vlastnictví územních samosprávných celků nebo jimi zřízených nebo založených právnických osob, nebo v účelových zařízeních pro ubytování na vysokoškolských kolejích.
• 350 Kč při zajištění nouzového ubytování v ostatních případech bez rozdílu typu ubytování a stanovení maximální částky u bytů právnických osob. 

Zákon Lex Ukrajina III umožňuje navýšit tuto částku max do 450 Kč vč. DPH. Navýšení se provádí nařízením vlády.

Podmínky pro proplácení paušální náhrady za ubytované osoby

1. Ubytovaná osoba má vízum dočasné ochrany v ČR; na KACPU je cizinecká policie, která provede lustraci v databázích EU a prověří, zda osoby nežádaly nebo nemají vydáno vízum dočasné ochrany v jiné členské zemi. Hasiči při sjednávání ubytování ubytovatele telefonicky upozorní na osoby, které jsou bez nároku na vyplacení paušální náhrady, a zapíší tuto skutečnost do ubytovacího příkazu, který ubytované osoby předkládají při příjmu ubytovateli.
2. Ubytování musí být poskytováno bezplatně; v současné době nelze požadovat žádné doplatky ani za energie, vodu, amortizaci apod. 
3. Ubytovací zařízení musí být zapsáno v databázi HUMPO; do této databáze HUMPO zapíše ubytovací zařízení krajský úřad neprodleně poté, co je uzavřena Smlouva (u smluv uzavřených do 30.6. musí být uzavřen dodatek). Kraj nemá povinnost Smlouvu uzavřít.
4. Ubytované osoby musí být evidovány v databázi HUMPO; do této databáze ubytované osoby zapisují hasiči (příslušníci Hasičského záchranného sboru Jihočeského kraje), a to POUZE za osobní přítomnosti ubytovávané osoby na KACPU na pracovišti Odboru azylové a migrační politiky, Pražská 1257/23 (v případě osob mladších 15 let je možné osobu při přeubytování zapsat na základě dodání originálních dokladů s vízem a potvrzení od ubytovatele). NELZE provádět zápisy ubytovaných osob do databáze HUMPO cestou e-mailové žádosti! I osoby, které se po odchodu opět vrátí do stejného ubytovacího zařízení, ze kterého odešly, musí osobně dojet na KACPU se zapsat do databáze HUMPO. Výjimkou jsou hromadná přeubytování více než 10 osob nebo krátkodobá přerušení pobytu (do 15 dnů), která ubytovatel PŘEDEM nahlásil hasičům na adresu humpo@jck.izscr.cz. 
5. Adresa pobytu ubytované osoby v ČR, kterou má uprchlík nahlášenu na cizinecké policii, musí být shodná s adresou ubytovacího zařízení v databázi HUMPO. Je nutné, aby se ubytovaná osoba do 3 dnů od změny ubytovacího zařízení dostavila na odbor azylové a migrační politiky (OAMP) a provedla změnu adresy pobytu. Nejjednodušší variantou je návštěva KACPU, kde uprchlík projde pracoviště hasičů, kde je proveden zápis osoby do databáze HUMPO pod Vaše ubytovací zařízení, tak je proveden přepis jeho adresy pobytu v ČR v databázi cizinecké policie na stanovišti OAMP.   
6. Prokázání ubytované osoby při příchodu do ubytovacího zařízení ubytovacím příkazem vydaným hasiči na KACPU. KACPU vydává ubytovací příkazy VŠEM osobám, které přijdou na KACPU a

• nemají ubytování a požadují zajistit ubytování v Jihočeském kraji skrze KACPU – hasiči kontaktují ubytovatele, který má ubytovací zařízení zavedené v databázi HUMPO (má uzavřenu Smlouvu), ověří, zda má volnou kapacitu a následně vydají ubytovací příkaz;
• mají potvrzení o ubytovaní od ubytovatele, který má ubytovací zařízení zavedené v databázi HUMPO (má uzavřenu Smlouvu). Po ověření u ubytovatele jsou tyto osoby zapsány do databáze HUMPO a je jim vydán ubytovací příkaz
• Formulář potvrzení ubytovatele o zajištění ubytování uprchlíka, které je nutné pro zápis místa pobytu v evidenci HUMPO, vždy označte v pravém horním rohu číslem smlouvy, kterou máte s Jihočeským krajem uzavřenu k poskytnutí ubytovacích kapacit (SON/KHEJ/… /22). Důležité je správné trojčíslí! Velmi tím zrychlíte celou agendu změny adres místa pobytu a zápisy osob do evidence HUMPO.
  Poznámka: MV, jako autor vzoru prázdného formuláře, má ochráněno počítačové vkládání textu v jiných částech než předem určených k vyplnění. Proto je možné doplnění čísla smlouvy pouze dodatečně, tzn. ručně na vyplněnou, resp. vytištěnou listinnou formu formuláře.

Osoby, které mají potvrzení od ubytovatele, který není v databázi HUMPO, nebo je v databázi HUMPO, ale není zasmluvněn anebo jdou do solidární domácnosti NEDOSTÁVAJÍ ubytovací příkaz, jelikož zde není nárok na paušální náhradu. 

 

Vedení údajů o ubytovaných osobách v databázi HUMPO

Pro vstup do databáze HUMPO je od 23.9.2022 pro všechny uživatele tzn. i pro ubytovatele zavedeno tzv. dvoufázové ověření přístupu (dále jen 2FA). Toto opatření je vyžadováno z NÚKIB (Národní úřad pro kybernetickou bezpečnost) i ÚOOÚ (Úřad pro ochranu osobních údajů) jako podmínka využívání osobních údajů Ukrajinců, a to pro všechny uživatele informačního systému HUMPO. Postup nastavení 2FA

Zavedení 2FA prostřednictvím aplikace pro mobilní telefony musí být pro administrátory, uživatele z řad KACPU, krajských úřadů či ministerstev i pro poskytovatele ubytování nasazeno v plné míře. Mobilní telefon nebo tablet nemusí být pro 2FA ani připojen na internet ani nemusí mít instalovánu SIM kartu. K přístupu bude třeba mít staženou aplikaci Google Authenticator nebo Microsoft Authenticator, obě tyto aplikace jsou zcela zdarma a dostupné jak pro systémy ANDROID (google play), tak i IOS (apple store). Jakmile bude aplikace nainstalována, bude fungovat tak, že automaticky po jejím otevření bude generovat každých 20 vteřin nový šestimístný kód (číselný), který bude plnit funkci druhé fáze ověření. Po zadání šestimístného kódu do systému IS HUMPO, proběhne ověření a přihlášení. 

Výjimky pro alternativní přihlášení (např. pomocí emailu) nejsou výše uvedenými úřady povoleny. Nelze doložit a prokázat zdůvodnění, proč má část uživatelů výjimku bez toho, aby tato část byla nějak omezena na právech v aplikaci, či jinak oddělena. Neochota instalovat si prověřenou aplikaci od společností Google či Microsoft nelze považovat za legitimní důvod nižšího zabezpečení. 

V případě pomoci nebo problémů se obracejte Hasičský záchranný sbor Jihočeského kraje tel: 950 230 400, nebo humpo@jck.izscr.cz 

V případě zablokovaní účtu po nezdařilém pokusu o přihlášení, je nutné kontaktovat Helpdesk Centrálního řídícího týmu Armády ČR na telefonu 973 295 963, 973 295 962.
 

Je nutné, aby v databázi HUMPO byly důsledně vedeny všechny požadované údaje o ubytovaných osobách

1. Nástup ubytovaných osob zapisují do databáze HUMPO hasiči na KACPU a je shodné s datem vydání ubytovacího příkazu. Ubytovatel datum nástupu zkontroluje a v případě ukončení nebo přerušení pobytu v ubytovacím zařízení zapisuje toto datum do databáze HUMPO, a to do půlnoci daného dne (přístup do databáze HUMPO byl/bude zaslán po podpisu Smlouvy). 
2. Kontrola ubytovaných osob v databázi HUMPO se provádí vždy při nástupu nově ubytovaných osob do ubytovacího zařízení a z důvodu fakturace k poslednímu dni v měsíci, kdy byly osoby ubytovány.  
3. Doba ubytování, která se započítává do nároku na paušální náhrady, je od zápisu ubytované osoby do HUMPO provedené na KACPU. 
4. Přerušení pobytu v případě, že provozovatel věděl, že ubytovaná osoba odjíždí na delší dobu a rozhodl se mu místo ubytování držet. Za dobu nepřítomnosti ubytované osoby by neměl paušální náhradu vykazovat. Do doby, než bude funkční zadávání přerušení pobytu v databázi HUMPO, nahlaste dobu nepřítomnosti na hasiče a ukončete dobu ubytování v databázi HUMPO. Ubytovací místa rezervujte do doby návratu. Pro návratu, nepřesáhne-li doba nepřítomnosti 15 dnů, požádejte hasiče e-mailem o zpětný zápis osob do databáze HUMPO. Je-li doba nepřítomnosti delší než 15 dnů, musí se tyto osoby znovu ubytovat přes KACPU.
5. Ubytovatelé byli dopisem Krajského úřadu Jihočeského kraje zaslaného 16.1.2023 upozorněni, že nebude zajištěno přeubytování v případě, kdy mimo hlavní turistickou sezónu navýšili kapacitu zařízení za účelem získání dalšího paušálního příspěvku.     

Návod HUMPO Ubytovatel

Návod přerušení ubytování

Ukončení pobytu v ubytovacím zařízení 

1. Ukončení pobytu v ubytovacím zařízení v případě, že ubytovaná osoba oznámí ubytovateli ukončení svého pobytu. Je potřeba: 
   • Provést zápis dne odchodu v databázi HUMPO
   • Oznámit ukončení ubytování uprchlíků na OAMP zaslat poštou na adresu MV – odbor azylové a migrační politiky, Pražská 1257/23, 370 04 České Budějovice; doporučujeme poslat oznámení „doporučeně“ a nechat si potvrzení pošty pro případné doložení; e-mailem posílat oznámení nelze, pouze v případě zaručeného podpisu. Možností je zajít osobně na KACPU nebo pracoviště MV – OAMP v Jihočeském kraji. Ukončení ubytování pro uprchlíky je pro ubytovatele bezplatné. OAMP zapíše ukončení ubytování do databáze cizinecké policie a následně do databáze Registru obyvatel (ROB). Odhlášení cizince z ubytovacího zařízení je pro Vás důležité. Nelze spoléhat, že odhlášení z ubytování provedou uprchlíci.
2. Ukončení pobytu v ubytovacím zařízení v případě, že ubytovaná osoba se zdržuje více než 15 dní mimo ubytovací zařízení, aniž ubytovatele informovala. Je potřeba:
   • Provést zápis dne odchodu v databázi HUMPO a to nejpozději 15. den od posledního dne pobytu. Pokud je z okolností patrné, že se ubytovaná osoba již nevrátí, ukončí pobyt v databázi HUMPO i dříve.
   • Oznámit ukončení ubytování uprchlíků na OAMP poštou na adresu MV – odbor azylové a migrační politiky, Pražská 1257/23, 370 04 České Budějovice; doporučujeme poslat oznámení „doporučeně“ a nechat si potvrzení pošty pro případné doložení; e-mailem posílat oznámení nelze, pouze v případě zaručeného podpisu. Možností je zajít osobně na KACPU nebo pracoviště MV – OAMP v Jihočeském kraji. Ukončení ubytování pro uprchlíky je pro ubytovatele bezplatné. OAMP zapíše ukončení ubytování do databáze cizinecké policie a následně do databáze Registru osob (ROB). Odhlášení cizince z ubytovacího zařízení je pro Vás důležité. Nelze spoléhat, že odhlášení z ubytování provedou ubytované osoby. 
   • Místem pobytu cizince se po zrušení ubytování ze strany ubytovatele stává adresa Ministerstva vnitra nebo obce, tzv. ohlašovna. V případě potřeby ubytování si uprchlík sežene ubytování vlastní nebo mu bude přiděleno na KACPU, kam se musí osobně dostavit a projít celým procesem.
3. Ukončení pobytu z důvodu ukončení ubytování ze strany ubytovatele. Je potřeba:
   • Informovat dostatečně předem ubytované osoby o termínu ukončení ubytování.  K tomu využijte informace, které jsou v českém a ukrajinském jazyce. Tyto informace včas a viditelně umístit v prostoru ubytovacího zařízení a seznámit s nimi ubytované osoby.
     • Osoby ubytované v nouzovém ubytování, tj. ubytování, které jim bylo přiděleno na KACPU a ubytovatelům je proplácena paušální náhrada, by si měly hledat průběžně vlastní ubytování a ubytování si již hradit sami (zvlášť pokud v ČR, případně v zahraničí, pracují)
     • Pokud ukončujete ubytování, je to další výzva pro ubytované, aby měly čas si najít vlastní ubytování, nebo se vrátit zpět na Ukrajinu. Budeme rádi, pokud jim s hledáním nového ubytování pomůžete. 
     • Pokud jiné ubytování nenajdou a rozhodnou se v ČR zůstat, pak se musí dostavit na KACPU, kde jim bude přiděleno jiné nouzové ubytování, a to kdekoliv v Jihočeském kraji, případně mimo kraj.
     • V případě hromadného přeubytování více jak 10 osob se obraťte se žádostí na hasiče.
   • Informovat krajský úřad o tom, že budete ukončovat ubytování min 15 dní předem. Čím dříve, tím lépe, abychom se stihli připravit na případné přeubytování těchto osob. 
   • Zapsat den odchodu z ubytování do evidence HUMPO.
   • Oznámit ukončení ubytování uprchlíků na OAMP poštou na MV – odbor azylové a migrační politiky) poštou na adresu MV – odbor azylové a migrační politiky, Pražská 1257/23, 370 04 České Budějovice, doporučujeme „doporučeně“ a nechat si potvrzení pošty pro případné doložení; e-mailem posílat nelze, pouze v případě zaručeného podpisu. Možností je zajít osobně na KACPU nebo pracoviště MV – OAMP. Ukončení ubytování pro uprchlíky je pro ubytovatele bezplatné. OAMP zapíše ukončení ubytování do databáze cizineckého informačního systému (CIS) a následně do databáze Registru osob (ROB). Je to pro Vás důležité. Nelze spoléhat, že odhlášení z ubytování provedou uprchlíci. 
   • Pokud již ubytovací kapacity nebudete poskytovat, je povinnost ubytovatele na poslat krajský úřad písemnou žádost o výmaz ubytovacího zařízení z evidence HUMPO. Stačí e-mail. Tento výmaz bude proveden do 15 dnů od doručení Vaší žádosti. Je potřeba žádost poslat až po ukončené fakturaci za poslední měsíc ubytování. 

Pokud přerušíte ubytovávání, oznamte krajskému úřadu na jak dlouhou dobu. Po uplynutí této doby budou ubytovací kapacity opět zařazeny do nabídky ubytování na KACPU. V případě potřeby uzavřen dodatek ke Smlouvě. 

Fakturace paušální náhrady:

• Od října 2022 bude export ubytovaných osob z databáze HUMPO pro vyplacení paušální náhrady generován automaticky, a to vždy ke 4. dni následujícího měsíce. Až od tohoto dne lze stáhnout export pro fakturaci. Po tomto datu již neprovádějte za daný měsíc změny.
• Faktury je NUTNÉ zasílat do 5., max. do 20. dne následujícího měsíce. Faktury zaslané po tomto datu již nebudou propláceny. Do předmětu uvádějte číslo smlouvy – název ubytovacího zařízení – fakturace za měsíc (např. 085-penzion Buchta-fakturace červenec 2022)
• Faktury posílejte POUZE mailem na adresu ubytovaniukrajina@kraj-jihocesky.cz, zde se provede jejich evidence a přidělí kontrolorkám.  NEPOSÍLEJTE faktury přímo kontrolorkám ani jinou cestou (poštou, datovými schránkami). Z pohledu administrace dochází ke zbytečnému zdržení.
• Při fakturaci paušální náhrady je počínaje červencem 2022 povinná příloha faktury PODEPSANÝ export z databáze HUMPO. Výše paušální náhrady, kterou budete fakturovat se automaticky vygeneruje na exportu z databáze HUMPO. NEPOSÍLEJTE výkazy evidence ubytovaných ani kopie ubytovacích knih, příkazů, exportů z Ubyportu ani jiné doklady. V případě potřeby si je vyžádáme. 
• Splatnost uvádějte podle Smlouvy, kterou máte s Jihočeským krajem uzavřenu, tj. buď 15 nebo 30 dní od doby, kdy nám fakturu pošlete, nikoliv kdy ji vystavíte. Pokud je faktura v pořádku, proplácíme ji bez ohledu na splatnost. Určitý čas pro kontrolu a administraci je potřeba. 
• Na faktury uvádějte číslo smlouvy, měsíc, za který fakturujete a místo usnesení vlády č. 207 ze dne 16.3.2022 (pokud ho na faktuře uvádíte) napište podle nařízení vlády č. 206 ze dne 29.6.2022 nebo jej vůbec neuvádějte. V případě změny nařízení se text na faktuře nemusí měnit. 

Kontakty: 

Dotazy k uzavření smlouvy / dodatku ke smlouvě, a/nebo k proplacení kompenzačního příspěvku zasílejte na krajský úřad na e-mail ubytovaniukrajina@kraj-jihocesky.cz . V předmětu mailu prosím uveďte název ubytovacího zařízení-žádost kompenzační příspěvek. Případně volejte na čísla 386 720 277, 386 720 367 v pracovní dny od 8:00 do 14:00 hodin.

Případné požadavky nebo dotazy k ubytování a evidenci ubytovaných osob v databázi HUMPO zasílejte na HZS kraje ubytovaniukrajina@kraj-jihocesky.cz nebo přímo na hasiče na adresu humpo@jck.izscr.cz. V předmětu mailu prosím uveďte číslo smlouvy-název ubytovacího zařízení-evidence HUMPO (př.: 085-penzion Buchta-evidence HUMPO). Případně volejte na číslo 950 230 400 v pracovní dny od 8:00 – 14:00 hodin

Závěrem Vám přeji za všechny své kolegyně a kolegy, se kterými spolupracujete příjemné dny a těšíme se na další spolupráci s Vámi.