Účtování zaměstnaneckých benefitů: Co je pro koho výhodné?

Mezi nejčastější a zaměstnanci nejoblíbenější benefity patří stravenky. Tento benefit mají rádi také zaměstnavatelé, protože jde o uznatelný daňový náklad, který je osvobozen od daně z příjmů i od odvodů na sociální a zdravotní pojištění u zaměstnance. Stravenkami zaměstnavatel poskytuje stravování prostřednictvím jiných subjektů a nemusí mít vlastní stravovací zařízení. Jde o „finanční“ bonus pro zaměstnance i pro zaměstnavatele.  

Jak se stravenky účtují? 

Účetních operací vzniká kolem stravenek poměrně mnoho. Vzhledem k šíři jejich využití, nemají účetní problém získat informace o tom, jak s nimi nakládat. Obecně lze říci, že stravenka je cenina, pracuje se s ní podobně jako s penězi. Účtuje se tedy příjem a výdej jako v pokladně. Je třeba účtovat také nárok na stravenku, tj. předpis závazku vůči zaměstnanci. 

Dále je nutné účtovat i výši příspěvku na stravenky. Obvykle totiž platí zaměstnavatel pouze její část, která je tím pádem jeho nákladem a část si hradí zaměstnanec sám. U části, kterou platí zaměstnavatel, je třeba sledovat, zda je příspěvek v daňově uznatelné výši. Pokud je vyšší než předepsaný limit, jde sice stále o náklad, ale již daňově neuznatelný, je tak nutné jej rozdělit. Pokud si hradí část zaměstnanec, pak je třeba v účetnictví sledovat také předpis pohledávky – tj. skutečnost, že zaměstnanec danou část skutečně zaplatil – buď penězi do pokladny, nebo srážkou ze mzdy. V současné době je možné využít nejen papírové, ale také elektronické stravenky (karty), kde odpadá proces výplaty, karta se jednoduše nabije. 

Účtování stravenek je nesložitější v tom, že tam je třeba účtovat nárok na stravenku, který je nutné napřed spočítat, o nákladu, který nese zaměstnavatel, o částce, kterou přispívá zaměstnanec a o skutečné výplatě.

Také při homeoffice má zaměstnanec nárok na stravenky, ale musí dle zákona odpracovat minimálně 3 hodiny. Objevil se i požadavek, že daná pracovní doba musí být jasně stanovena, aby byla možná určitá forma kontroly. V poslední době došlo také k velkému nárůstu benefitů v podobě multisportek. Ty patří do skupiny benefitů, kam z daňového hlediska řadíme i nepeněžní příspěvek na sport, kulturu či dovolenou. Tyto příspěvky jsou pro zaměstnance také výhodné, protože i ony jsou osvobozeny od daně z příjmů a od odvodů. Pro zaměstnavatele jsou však daňově neuznatelným nákladem. Poskytnutím multisportky je zajištěno, že nedošlo k výplatě peněz, ale k nabití kreditu, který zaměstnanec použije pro sport. Jsou tedy splněny podmínky zákona pro osvobozený příjem zaměstnance. Výhodou je, že pokud chce zaměstnavatel svým zaměstnancům přispívat na výdaje za sport a poskytne jim multisportku, nemusí už nic dalšího řešit. 

Zaměstnaneckým benefitem může být cokoliv, ale...

Ohledně benefitů můžeme říci, že zaměstnavatel může zaměstnanci uhradit prakticky cokoli. Otázkou je, jaký to bude mít pro oba daňový dopad. Jeden zaměstnavatel poskytoval svým zaměstnancům jako benefit bezúročnou půjčku. Do žádosti o půjčky měli zaměstnanci uvádět účel, na který prostředky využijí. Jeden zaměstnanec žádal o půjčku na kulomet, protože byl sběratelem zbraní. I v tomto případě mu byla poskytnuta. Mezi nepeněžními benefity jsou často i příspěvky na služby zdravotních zařízení (mnohdy i pro rodinné příslušníky). Kuriozní tak mohou být nepeněžní příspěvky na nová prsa, zuby apod., které může zaměstnavatel svým zaměstnancům hradit.

Příspěvek na dovolenou do výše 20 tis. Kč

Také příspěvek na zaměstnancovu dovolenou je osvobozen od daně z příjmů i od odvodů. Pro zaměstnavatele však nejde o daňově uznatelný náklad. Podobně je to i se „zážitkovými akcemi“, které patří do kategorie sport či kultura. Benefity byly dříve záležitostí spíše velkých zaměstnavatelů, kteří měli několik nasmlouvaných partnerů z řad sportovních či kulturních zařízení, kam jejich zaměstnanci mohli docházet. Díky produktům různých stravenek, poukázek, kartiček, které je možné využít ve velkém množství zařízení, začaly benefity nabízet svým zaměstnancům i menší podniky. Situace na trhu práce tlačila zaměstnavatele do poskytování různých bonusů, které dnes řada zaměstnanců vnímá jako běžný standard, nikoliv jako bonus. Poslední měsíce však vedou zaměstnavatele k většímu šetření a dá se tak očekávat, že některé bonusy/benefity přestanou svým zaměstnancům nabízet.