ERP: pomocník (nejen) finančního ředitele

Asseco Solutions (a jeho předchůdce LCS) je tradičním tvůrcem ERP systémů HELIOS. Cítíte, že se role ERP - díky návazným manažerským, reportovacím, či BI nadstavbám - ve firmách zvětšuje?

Role ERP je v dnešní firmě rozhodně nezastupitelná a naprosto nezbytná. A, dle mého názoru, díky reportovacím nástrojům, umožňujícím ze systému „vytáhnout“ potřebné údaje, ještě roste. V dnešní době, kdy je extrémní tlak na rychlé získání informací, si nedokážu představit nemít žádnou z těchto nadstaveb. Respektive dokážu si to představit, ale v tom případě by čas potřebný na uzavření období daleko přesáhl dnešní standard. V naší společnosti používáme např. relativně jednoduchou nadstavbu, doplněk nad MS Excel, která umožňuje pomocí předem definovaných funkcí načíst data z naší databáze přímo do Excelu. Zde již pak pracujeme ve známém prostředí a požadovaný report nebo ukazatel snadno vytvoříme. V okamžiku, kdy se změní požadavek pro reportování, jsme schopni si nadefinovat novou funkci a začít ji okamžitě používat.

Pomáhají Vám interně systémy HELIOS k urychlení procesů, k zlepšení/zrychlení vytváření reportovacích podkladů - ať už pro burzu, či pro audit nebo kontrolu z finančního úřadu?

Ano, jak už jsem předeslal dříve, HELIOS nám rozhodně ulehčuje a urychluje jednotlivé procesy a díky tomu jsme schopni plnit neustále se zkracující termíny finálních reportů pro potřeby burzy. Důležité ovšem je umět využívat všech možností, které informační systém nabízí a nestagnovat na stále stejných a „lety zaběhnutých“ postupech. K tomu ale potřebujete zapojení nejen finančního oddělení, ale i ostatních oddělení, kterých se daný proces týká. Uvedu příklad – každý finanční manažer potřebuje v časovém předstihu znát výši nákladů ještě předtím, než uzavře období a rozhodně není výjimkou, když po uzávěrce přijde doklad, o kterém „nikdo“ předem nevěděl. Po zavedení jednoduchého modulu dohadných položek a proškolení kolegů, jsme tento proces výrazně zkrátili a navíc zpřesnili odhady nákladů. Každý si totiž daleko více uvědomuje svoji zodpovědnost za dané náklady, pokud je vidí každý měsíc přehledně vypsané na monitoru a ekonom dostane přesný a podrobný výpis očekávaných nákladů. Nebo další věc, která výrazně urychluje zpracování požadavků směrem k auditu nebo k finančnímu úřadu – elektronická fakturace, resp. elektronický archiv. V dnešní době nikdo nenajde v naší společnosti vydanou fakturu založenou v šanonu s „košilkou“ s předpisem k účtování. Tyto doklady již ve většině případů odchází elektronicky a navíc jejich archiv je veden v našem systému pouze v elektronické podobě. Při požadavku na konkrétní doklad není nic jednoduššího, než zafiltrovat v systému a přeposlat doklad např. auditu spolu se související dokumentací, která je rovněž součástí elektronického archivu. Navíc, pokud k takovémuto účetnímu dokladu, tj. elektronicky uloženému a elektronicky podepsanému, přiložíme časové razítko s dlouhodobou platností, nemusíme si dělat starosti s papírovým archivem, máme zaručenou důvěryhodnost elektronického archivu. Čili, kromě toho, že se nemusíme zabývat papírovými archivy, odpadnou náklady za skartaci dokumentů, náklady nad správou dokumentů apod.

V poslední době se rozhořela debata, zda o výběru vhodného ERP systému lépe rozhodne CFO, či CIO. Jaký je Váš názor?

Z mého pohledu chápu ekonomickou divizi firmy v čele s CFO jako podporovatele a rádce ostatních divizí, ale rovněž i rádce a partnera směrem k zákazníkům. Při výběru ERP však dle mého názoru musí mít CFO hlavní slovo, zde není pouze poradním subjektem. Protože je to on, kdo zná procesy uvnitř firmy, má představu jakým způsobem je řešit prostřednictvím informačního systému, sleduje návratnost vynaložené investice do IT. Jeho cílem je získat potřebné informace ze systému pokud možno okamžitě, bez zbytečných mezikroků, importů, přepočtů. Především CFO využívá výstupy z ERP pro analýzy finančního zdraví a profitability své firmy, produktů, poboček… Roli CIO vidím v tomto případě jako podpůrnou.

Je součástí ERP systémů nějaká funkcionalita, která není zatím veřejně moc známá, ale Vy osobně ji máte oblíbenou (nebo často užívanou)?

Do mých oblíbených „vychytávek“ dnes rozhodně patří aktivní plocha. Zjednodušeně řečeno, díky této funkci vidím po spuštění systému všechny potřebné informace na jedné obrazovce. A nemusí jít jen o informace z EPR systému, jako je např. aktuální saldo, stav bankovních účtů, výše výnosů za dané období…ale lze zde nadefinovat okno s odkazy na používané soubory, weby, články v dokumentaci apod. Uživatel tak nemusí klikat a rozevírat jednotlivé přehledy, vše vidí v přehledných dlaždicích současně.

Dokáže kvalitní ERP systém díky napojení na insolvenční rejstříky atd. zlepšit platební morálku zákazníků, tedy zlepšit cash flow situaci na dodavatelské straně?

Samotné propojení IT systému s insolvenčním rejstříkem platební morálku dlužníků nezlepší, ale rozhodně napomáhá k tomu, aby dodavatel včas identifikoval potenciální problém a zachoval se dle aktuálních informací. V naší společnosti jsme ještě jako nadstavbu zprovoznili automatickou aktualizaci našich zákazníků nejen z insolvenčního rejstříku, ale i z dalších zdrojů vypovídajících o finančním zdraví organizací. Jednou týdně máme tak přehled o nespolehlivých plátcích, insolvencích, exekucích, zániku společností atd.

Jak vám informační systém pomůže zefektivnit řízení firmy, se můžete podívat na videu.