Prezentace | 01.10.2012 16:33:48

Podnikatelé, umíte efektivně řídit porady?

Již měsíc můžete na našem serveru v sekci Podnikání v Poradně pro podnikatele nacházet odpovědi na dotazy našich klientů z řad podnikatelů / firem týkající se strategie řízení, personalistiky, finančních toků, prodeje a marketingu.

V seriálu "Poradny pro podnikatele", který jsme pro vás připravili, vám předložíme odpovědi na dotazy, na které jsme se zeptali Ing. Bc. Jiřího Jemelky, marketingového specialisty, odborníka na růst a rozvoj firem, zakladatele společnosti J.I.P. pro firmy s.r.o.

Dotaz Kurzy.cz:

Co byste doporučil, jak nejlépe má postupovat podnikatel či ředitel firmy, pokud se mu nedaří dělat efektivní a produktivní porady, které by měly smysl, netrvaly příliš dlouho a byly konstruktivní. Často se stává, že se při poradách zamotají účastníci do řešení věcí, které by se měly řešit jinde, často se pouze kolegové přou o nějaké témata, kde cílem není konstruktivní opatření pro firmu, ale prosazení vlastního názoru, mnohdy za každou cenu.

Odpověď pana Jiřího Jemelky, odborníka na růst a rozvoj firem:

Porady jsou „velkým tématem“ pro většinu firem, a to z jednoho prostého důvodu. Mnozí tak nějak podvědomě cítíme, že porady mohou být velkým požehnáním, jsou-li efektivní, věcné, časově „tak akorát“. Vezmeme-li v úvahu, že už T.Baťa otevřeně hovoří o nutnosti pravidelných porad, a to zejména těch každodenních, operativních, cca. 5-ti minutových, pak si musíme otevřeně přiznat – porady jsou třeba! Ale jak, aby měly pro všechny užitek? Existuje několik zásad, které bychom měli při poradách respektovat. Pokud máme cokoliv respektovat, pak je nutná disciplína. A disciplína předpokládá nějakého „garanta“, který půjde příkladem, bude sám disciplínu dodržovat a vyžadovat. To není otázka diktátorství, ale řádu. Často sami šéfové v poradách nevidí prioritu a tak svévolně hýbou se začátkem porad, překládají je na jiné termíny, případně úplně ruší. Mimo jiné dávají lidem najevo dvě věci: porady nejsou vlastně až tak důležité, a mého času coby podřízeného si šéf vůbec neváží. Ani jedno sdělení pod čarou není dobré pro produktivní atmosféru ve firmě. Takže základ je: jasné místo a pevný, pravidelný čas pro konání porad (od kdy, do kdy).

Pojďme se podívat na další zásady:

1. program porady se nejméně dva dny před konáním rozesílá všem účastníkům

2. každý člen porady má cca. 5 minut na prezentaci výsledků/plánů z minulého a na příští týden

3. provozní záležitosti, které se týkají jen dvou členů porady, se neřeší na poradě

4. účast povinná :-)

5. jasnost, stručnost, věcnost

6. vyžaduje-li nějaká věc hlubší diskuzi (brainstorming), tak se domluvíme na setkání zvlášť (nemůžeme na měsíční poradě řešit jednu věc 30 minut)

7. z porady dělá asistentka „Zápis z porady“ a do excel tabulky zapíše všechny úkoly z porad – co, kdo, do kdy, viz.ukázka... a přiložený soubor „Úkoly z porad“

Ukázka zápisu úkolů do excelu ...

Konkrétní program porady může být následující:

1. každý pracovník sám za sebe prezentuje své měsíční výsledky (za minulý měsíc)

2. každý pracovník sám za sebe prezentuje plán/priority na příští měsíc

3. vedení firmy prezentuje výsledky firmy za uplynulý měsíc

4. provozní věci k projednání, kontrola splnění úkolů z minulé porady

5. návrhy na zlepšení

6. stanovení úkolů, KDO, CO bude mít na starosti, DO KDY

7. odměna nejlepšího OZ co do výsledků, pochvaly, přání k narozeninám... (motivační charakter, neuvěřitelně to pomáhá budovat v lidech loajalitu a pocit důležitosti)

Zažil jsem firmy, kde porady trvaly 6 hod., po zavedení konkrétních opatření, zásad, pravidel atd. se porada „scvrkla“ na pouhé 2 hod. produktivně stráveného času. To už vůbec nemluvím o úsporách na mzdových nákladech, protože se 10 lidí místo 6 ti hodin věnuje poradě jen 2 hod. Ušetří se 40 hod. času. Vynásobme tento čas průměrným mzdovým nákladem (střední a vyšší management) 1.000 Kč/hod. a jsme na 40.000,- Kč (za měsíc). Za rok je to skoro půl miliónu korun. Stručné počty a jasný pohled na věc ukazují, že neefektivita je v takovém případě hodně drahá. Na závěr ještě jedna důležitá poznámka. Každá porada musí mít jasně určeného moderátora, který řídí a usměrňuje plynulost a „spád“ programu porady. V tomto smyslu se mi velmi osvědčilo (a líbí) jedno spojení, které rád využívám během jakékoliv porady: „Pojďme dál.“

Odpovědi na dotazy našich klientů se můžete dočíst v rubrice "Poradna pro podnikatele".