(Kurzy.cz)
Firmy se obávají papíru, roste poptávka po elektronickém archivu
Každá firma či podnikatel mají
povinnost uchovávat celou řadu dokladů, některé z nich pak dokonce až třicet
let. Rizika související s jejich dlouhodobým uskladňováním si uvědomuje čím dál
více společností, které své dokumenty převádějí do elektronických archivů.
Zatím stále nejobvyklejším způsobem
archivace je v případě podnikatele police se šanony, u větších firem jsou pro
tento účel vyhrazeny rovnou celé místnosti či dokonce sklady. Takto uchovávané
doklady jsou ohroženy ohněm, povodní či prostě jen tím, že mohou po letech
archivace vyblednout a stát se nečitelnými. Častým problémem jsou také situace,
kdy se takzvané prvotní doklady zatoulaly mezi dřívějšími manažery,
statutárními orgány, případně i účetními firmami. „Za těchto okolností jsme zažili opakovaně případy, kdy kvůli tomu byly
daně vyměřeny tzv. náhradní metodou podle pomůcek a vedlo to k vysokému
dodanění a sankcím. V důkazní nouzi je obtížné čelit propočtům a odhadům
provedeným správcem daně,“ říká Vlastimil Sojka, jednatel společnosti
KODAP.
Co a jak dlouho archivovat? · účetní závěrka, výroční zpráva – 10 let · účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy – 5 let · účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví – 5 let · stejnopisy evidenčních listů – 3 roky · mzdové listy, účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění – 30 let (u starobního důchodu 10 let) · u obchodní společnosti (a obdobně i družstva) seznam společníků, členů statutárního orgánu, dozorčí rady a přehled, kdy tato společnost neodvedla pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti – 6 let (3 roky po zaplacení dlužného pojistného) · Daňové
doklady - 10 let od konce
zdaňovacího období
|
Pokud již ke ztrátě či znehodnocení dokladů dojde, nevyplácí se čekat na daňovou kontrolu a pak zpětně vysvětlovat, že „účetnictví uplavalo“. „Pokud nešlo o letité dokumenty, je možné si vyžádat kopii dokladu od protistrany,“ dodává Vlastimil Sojka.
Zákon o účetnictví nařizuje obecně pro účetní doklady lhůtu pěti let pro jejich úschovu. Výjimkou je účetní závěrka a výroční zpráva, které musí být archivovány po dobu 10 let. V případě nesplnění této povinností může být vyměřena sankce až do výše 3 % objemu aktiv. Horší situace ale může nastat u dokladů jako jsou například
mzdové listy. Ty musejí být - na rozdíl od daňových dokladů uchovávány nejméně 30 let. Pokud Okresní zpráva při kontrole zjistí, že došlo k jejich poškození či dokonce ztrátě, může uložit pokutu do výše 100 000 korun, při opakovaném pochybení dokonce až půl milionu korun.
I z těchto důvodů přibývá firem, které využívají opory v zákoně a své doklady převádějí a uchovávají v elektronické podobě. „V posledních měsících registrujeme meziroční růst poptávky po elektronické archivaci o 30 procent," potvrzuje Jan Mrvík ze společnosti EDITEL, která se elektronickou archivací dokumentů zabývá. I tento způsob uchovávání dokumentů se musí řídit jasnými pravidly. „V případě elektronické archivace je třeba zajistit věrohodnost původu dokumentů, nezměnitelnost jejich obsahu, dlouhodobou archivaci v daném období a samozřejmě̌ stálou převoditelnost do čitelné podoby. Běžnou součástí zabezpečení jednotlivých dokumentů se tak stává elektronický podpis či značka, případně̌ časová razítka a další technologické postupy,“ dodává Mrvík.
Poslední zprávy z rubriky Prezentace:
Přečtěte si také:
Prezentace
18.04.2024 Daňové přiznání lidem provětralo peněženky....
15.04.2024 Kam půjdou úrokové sazby? Aktuální přehled...
15.04.2024 Zabouchnuté dveře vyřeší zámečník od pojišťovny...
Okénko investora
Mgr. Timur Barotov, BHS
Petr Lajsek, Purple Trading
Miroslav Novák, AKCENTA
Spotřebitelská inflace v eurozóně odeznívá, pro služby to však úplně neplatí
Olívia Lacenová, Wonderinterest Trading Ltd.
Michal Brothánek, AVANT IS
Jiří Cimpel, Cimpel & Partneři
Ali Daylami, BITmarkets
Bitcoin stanovil nové historické maximum – Je už na nákup pozdě?
Jakub Petruška, Zlaťáky.cz